Vedtægter og forretningsorden
Her finder du de gældende vedtægter for Hasle og Omegns Byting samt forretningsordenen for bestyrelsens arbejde.
Vedtægter
§ 1. NAVN OG HJEMSTED
Stk. 1.
Foreningens navn er Hasle og Omegns Byting, I det følgende kaldet ”Bytinget”.
Foreningen har hjemsted i Hasle på Bornholm.
§2. GRUNDLAG
Stk. 1.
Bytinget er uafhængig af partipolitik.
§3. FORMÅL
Stk. 1.
Bytingets formål er, at varetage bysamfundene Hasle, Vang, Helligpeder, Teglkås, Rutsker, Tofte og Sorthat-Mulebys interesser, og bestandigt arbejde for, at bysamfundene er nogle gode steder at bo og arbejde i, og at der er godt serviceniveau på alle områder.
Stk. 2.
Bytinget koordinerer lokale interesser og fælles initiativer, herunder driften af Hasle Kultur- og Medborgerhus (Rådhuset) på Hasle Torv.
Stk.3.
Bytinget har desuden til opgave at varetage kommunikationen mellem bysamfundene og Bornholms Regionskommune eller andre for at fremme formålet.
§4. MEDLEMSKAB
Stk.1.
Enhver Forening, Institution, Skole, Råd og tilsvarende grupper med bopæl, tilhørsforhold eller engagement i hele bytingets forenings- og interesseområde i henhold til vedtægternes §3 stk.1, kan optages som medlemsorganisation.
Stk. 2.
Optagelse sker ved skriftlig anmodning om optagelse stilet til Bytingets bestyrelse.
Stk. 3.
Bytinget kan foretage eksklusion hvis:
- En medlemsorganisation har mere end et halvt års kontingentrestance.
- Medlemsorganisationen ikke opfylder kravene i § 4 stk. 1.
Stk. 4
Bytinget optager ikke partipolitiske medlemsorganisationer.
Stk. 5
En medlemsorganisation kan udtræde af Bytinget. Udmeldelse skal ske skriftligt til bestyrelsen senest en måned før årets udløb.
§5. REPRÆSENTANTSKABET
Stk. 1.
Bytinget afholder repræsentantskabsmøde i 1. kvartal.
Stk. 2.
Bestyrelsen kan beslutte, at repræsentantskabsmødet afvikles helt eller delvist elektronisk (digitalt), hvis force majeure-forhold gør det umuligt at afvikle repræsentantskabsmødet på sædvanlig måde som fysisk møde.
Stk.3.
Alle medlemsorganisationer indkaldes skriftligt eller elektronisk via mail med 4 ugers varsel.
Stk.4.
Indkaldelsen skal indeholde:
- Dagsorden
- Regnskab(er)
- Budget(ter)
Stk.5.
Dagsorden skal indeholde følgende obligatoriske punkter:
- Valg af 2 stemmetællere og dirigent
- Fremlæggelse og godkendelse af bestyrelsens beretning
- Fremlæggelse og godkendelse af regnskab(er).
- Kontingentfastsættelse
- Fremlæggelse af budget(ter) til orientering
- Indkomne forslag
- Valg
- Eventuelt
Stk. 6.
Dirigenten må ikke være medlem af bestyrelsen og kan vælges uden for medlemskredsen.
Stk.7.
Indkomne forslag skal være bestyrelsen i hænde senest 2 uger før afholdelse af repræsentantskabsmødet.
Stk. 8.
Forslag, der kræver ændring af vedtægterne, og som ønskes medtaget på mødet, skal være bestyrelsen i hænde senest den 15. december.
Stk.9.
Revisorerne og revisorsuppleanterne må ikke være medlemmer af bestyrelsen.
Stk.10.
På repræsentantskabsmødet har alle fremmødte medlemmer af en medlemsorganisation taleret, men hver medlemsorganisation har kun 1 stemme.
Stk.11.
Kontingentrestance ophæver stemmeretten for den pågældende medlemsorganisation.
Stk.12.
Dirigenten bestemmer afstemningsmåden. Dog skal der stemmes skriftligt, såfremt mindst en stemmeberettiget forlanger dette. Alle personvalg skal være skriftlige, såfremt der er mere end det nødvendige antal kandidater til posten. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
Stk.13.
Referat af repræsentantskabsmødet skal godkendes og underskrives af dirigenten og formanden inden 2 uger efter mødet. Bestyrelsens sekretær er referent.
Stk.14.
Bestyrelsen er pligtig at indkalde til ekstraordinært repræsentantskabsmøde, når 3 personer i bestyrelsen eller 1/3- del af foreningens medlemsorganisationer forlanger det. Indkaldelse skal ske senest 2 uger efter modtagelse af begæringen og med 2 ugers varsel.
§ 6. BESTYRELSE
Stk. 1.
Bytinget ledes af en bestyrelse på 5 eller 7 personer. Der vælges 3 eller 4 medlemmer i de lige år og 2 eller 3 medlemmer i de ulige år, 1 suppleant i lige år og 1 suppleant i ulige år. Alle valg gælder for 2 år. Derudover vælges 2 revisorer og 2 revisorsuppleanter, der alle vælges for et år.
Bestyrelsen repræsenterer Bytinget udadtil.
Bestyrelsen kan nedsætte udvalg til at arbejde for formålsparagraffen.
Stk. 2.
Bestyrelsen er Bytingets øverste myndighed.
Stk. 3.
Bestyrelsen konstituerer sig på det første møde efter repræsentantskabsmødet med formand, næstformand, kasserer og sekretær og aftaler forretningsorden for arbejdet.
Bestyrelsen kan beslutte at antage en regnskabsfører.
Bytinget tegnes af formanden og et af de øvrige medlemmer i forening.
Stk. 4.
Udtræden af egen forening medfører udtrædelse af Bytingets bestyrelse ved førstkommende repræsentantskabsmøde.
Stk. 5.
Bestyrelsen afholder regelmæssige møder minimum hvert kvartal. Formanden indkalder til bestyrelsesmøder.
Stk. 6.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, hvis mindst 3 bestyrelsesmedlemmer deltager.
Stk. 7.
Bestyrelsen kan beskæftige sig med alle sager/emner for opfyldelse af formålet og kan optage kontakt til andre organisationer, instanser og enkeltpersoner.
Stk. 8.
Enhver beslutning i bestyrelsen træffes ved almindelig flertal. Ved stemmelighed tæller formandens stemme dobbelt. I formandens fravær tæller næstformandens stemme dobbelt.
§ 7. ØKONOMI
Stk. 1.
Økonomien tilvejebringes gennem kontingent og aktiviteter.
Bestyrelsen kan søge offentlige og private tilskud samt fonde.
Der kan efter ansøgning gives støtte til arrangementer og aktiviteter med almennyttige formål.
§ 8. REGNSKABSBESTEMMELSER
Stk. 1.
Regnskabsåret følger kalenderåret.
Kontingentet betales for kalenderåret efter repræsentantskabsmødet og betalingsfristen er den 31. maj.
Ved udmeldelse i perioden betales kontingentet ikke tilbage.
§ 9. VEDTÆGTSÆNDRINGER
Stk. 1.
Forslag om vedtægtsændringer kan vedtages med 2/3 flertal af de stemmeberettigede på ordinære repræsentantskabsmøder, hvortil forslaget foreligger med udsendt dagsorden.
§ 10. OPHØRSBESTEMMELSER
Stk. 1.
Bytinget kan kun opløses efter reglerne for vedtægtsændringer, og kun efter vedtagelse på 2 adskilte – med minimum 14 dages mellemrum – ordinære/ekstraordinære repræsentantskabsmøder i Bytinget med 2/3 flertal af de stemmeberettigede.
Stk. 2.
Ved opløsning uddeles eventuelle overskydende midler efter beslutning på det opløsende møde til gavn for områdets borgere jævnfør §3 stk.1.
Senest ændret og vedtaget 20. marts 2025
Forretningsorden
1. Møderne afholdes som udgangspunkt i Rådhusets lokaler
2. Møderne planlægges til hverdage, der tages stilling til mødetidspunkter fra møde til møde
3. Der holdes som udgangspunkt møde hver måned
4. Hvert mødes varighed max. 2 timer og afsluttes med fastsættelse af næste mødedato
5. Dagsorden til møde udsendes af formandsskabet senest 3 hverdage før mødet – emner til dagsordenen skal være formandsskabet i hænde inden da
6. Referat fra mødet udsendes af formandskabet senest 6 hverdage efter mødet
7. Suppleanter til bestyrelsen indkaldes til alle bestyrelsesmøder
Bestyrelsen har bemyndiget ”Formandsskabet” der består af mindst 2 medlemmer fra bestyrelsens formand, næstformand og kasserer, til at varetage den daglige arbejdsgang.
Der henvises i øvrigt til vedtægternes §6. Bestyrelse
Forretningsorden godkendt af bestyrelsen på det konstituerende møde den 26. marts 2024.